Een deelname aan een incentive reis is leuk meegenomen … als alles fiscaal onopgemerkt voorbij gaat. Maar als de fiscus weet krijgt van het snoepreisje, en overgaat tot het belasten van voordelen van alle aard, is de pret snel over. Ofwel zal de genieter worden belast in de personenbelasting, ofwel wordt de verstrekker getrakteerd op een aanslag geheime commissielonen.
Dat er een voordeel ontstaat ingevolge incentive reizen, daar bestaat weinig discussie over. In de praktijk stelt zich de vraag hoe groot het te belasten voordeel is. De fiscus heeft de neiging om de volledige kostprijs als een voordeel te weerhouden. Maar de genieters werpen hier tegen op dat het toch niet voor 100 % een plezierreis is. Er wordt gepraat over het werk en het is ook de bedoeling dat de professionele banden worden aangehaald.
In dit verband heeft de rulingdienst (DVB) een interessante beslissing genomen. De dienst spreekt zich op een genuanceerde manier uit over het voordeel van alle aard dat ontstaat ingevolge een deelname aan ‘incentive reizen’ (ruling nr. 2010.045 van 30.03.2010).
In de ruling wordt een onderscheid gemaakt tussen de ‘zuivere’ incentive reizen en de reizen met als doel het testen of voorstellen van nieuwe modellen of het bezoek aan een fabriek.
‘Zuivere’ incentive reizen
Onder een zuivere incentive reis verstaan wordt verstaan een reis zonder verplichtingen (geen productdemonstraties, geen fabrieksbezoeken, …).
In casu beslist de rulingdienst dat 70% van de kostprijs van de incentive reizen als een voordeel van alle aard ten name van de genieter moet worden belast in de mate dat de kostprijs per deelnemer per reis niet meer dan X EUR bedraagt. Spijtig genoeg maakt de rulingdienst het bedrag niet openbaar.
Het excedentair gedeelte van de kostprijs per deelnemer per reis moet volledig worden weerhouden als een voordeel van alle aard.
Het is wel zo dat de rulingdienst er van werd overtuigd dat de reizen een beroepsmatig karakter hebben, in die zin dat ze tot doel hebben op een informele wijze een band tussen de verkopers onderling en de verkopers en de personeelsleden van de betrokken vennootschap te creëren, de uitwisseling van technische informatie tussen de deelnemers te bevorderen, discussiefora voor allerhande problemen op technisch vlak te vormen en de verkoop van producten te stimuleren.
Ficheverplichtingen
Interessant is ook de visie van de rulingdienst over de manier waarop fiches moeten worden opgemaakt.
Wanneer een voordeel rechtstreeks door de verstrekker (werkgever) aan de genieter (werknemer of bedrijfsleider) wordt toegekend, is er natuurlijk geen probleem. De werkgever neemt het voordeel gewoon op op een fiche 281.10 of 281.20.
Wanneer het gaat om een indirect of onrechtstreeks verkregen voordeel ligt het voldoen aan de ficheverplichting minder voor de hand.
Een indirect voordeel kan zich voordoen, bv. wanneer een fabrikant (een vennootschap) de aankoper (werknemer of bedrijfsleider) van haar klant (een vennootschap), een voordeel aanbiedt, of nog, wanneer een moederbedrijf rechtstreeks een voordeel toekent aan een werknemer van een dochtervennootschap.
In dat geval kan de verstrekker van het voordeel geen fiche 281.10 of 281.20 opstellen in hoofde van de genieter, want die is niet haar werknemer of bedrijfsleider.
De verstrekker van het voordeel voldoet in deze omstandigheden aan haar ficheverplichting door een fiche 281.50 op te maken op naam van de klant (vennootschap) of dochtervennootschap, en in de opmerkingen de werkelijke genieter/natuurlijke persoon te vermelden. De klant (vennootschap) of dochtervennootschap moet vervolgens fiche 281.10 of 281.20 opmaken, al naargelang het gaat om een werknemer dan wel een bedrijfsleider, in hoofde van die genieter/natuurlijke persoon.
Eigen personeelsleden / ‘beroepsnoodzakelijke’ aanwezigheid
De personeelsleden van de ‘organisator’ van de incentive reis kunnen ontsnappen aan een belastbaar voordeel. De beslissing vermeldt dat wanneer de aanwezigheid van personeelsleden van de verstrekker van het voordeel op de plaats van bestemming van de reis ‘beroepsnoodzakelijk’ is, er voor hen geen belastbaar voordeel van alle aard moet worden weerhouden.
Het aantal personeelsleden waarvoor aangetoond wordt dat hun aanwezigheid op de plaats van de bestemming van de reis ‘beroepsnoodzakelijk’ is, dient bepaald te worden aan de hand van de verhouding aantal personeelsleden/totaal aanwezigen, waarbij een maximale verhouding van 2/10 kan weerhouden worden.
Om te bepalen of de aanwezigheid van de personeelsleden op de plaats van bestemming van de reis ‘beroepsnoodzakelijk’ is, is de beroepsnoodzakelijke aanwezigheid (o.a. organisatie en begeleiding) van het personeelslid bepalend, en niet de functie van het personeelslid.
Quid voordeel echtgeno(o)t(e)
Over het voordeel van een meereizende echtgeno(o)t(e) spreekt de ruling zich niet expliciet uit.
Impliciet laat de ruling evenwel verstaan dat een 100 % moet worden weerhouden, ongeacht het hiervoor gemaakte onderscheid.
Merk op dat het voordeel moet worden belast in hoofde van diegene via dewelke het voordeel is ontstaan (vb. het deelnemende personeelslid). Dat voordeel moet bijgevolg worden vermeld op de fiche op naam van het deelnemende personeelslid (hetzij fiche 281.10 hetzij 281.20).
Aftrekbaarheid als beroepskost
De kostprijs van de incentive reizen is voor de verstrekker een aftrekbare kost. Dit geldt zowel voor het deel van de kostprijs dat belast wordt als voordeel van alle aard, als voor het deel dat niet als voordeel van alle aard wordt belast. Er wordt alleen een voorbehoud gemaakt voor de wettelijke aftrekbeperkingen (autokosten, receptie- en restaurantkosten, …).
Reizen met als doel testen van nieuwe modellen en bezoek fabriek
Als het gaat om reizen met als doel testen van nieuwe modellen en bezoek fabriek, zijn er in principe geen voordelen te weerhouden, noch voor de genodigden noch voor de personeelsleden die meegaan.
Voor de meereizende echtgenoten moet wel een voordeel worden weerhouden (zie hiervoor).
Eigen personeelsleden
Wat betreft de personeelsleden die meereizen, geldt dezelfde voorwaarde inzake ‘beroepsnoodzakelijkheid’ en verhouding van 2 op 10 zoals bij de zuivere incentive reizen (zie hiervoor).
Aftrekbaarheid als beroepskost
De kosten die verband houden met voormelde reizen zijn volledig aftrekbaar, uiteraard onder voorbehoud van de wettelijke aftrekbeperkingen (vb. auto-, receptie- en restaurantkosten, …).
