Zorg voor een discrete boekhouding…

Bepaalde gerechtvaardigde kosten trekken door hun grootte, hun aard of de wijze waarop ze geboekt zijn de aandacht van menig controleur. Daar moeten we iets aan doen… Zomaar uw zakenreis naar de VS in uw kostenmandje steken valt niet aan te raden. Zulke kosten springen in het oog en controleurs wantrouwen dit soort reizen. Controleurs gaan zelf ook graag op vakantie en zij kunnen dat niet inbrengen, luidt het.
Dus u als hardwerkende zelfstandige ook niet… Maar het was een zakenreis. Maar ja, dit wordt niet altijd geloofd… Zelfs al zijn bepaalde kosten toch 100 % te verantwoorden, dan nog vallen ze op en zal u misschien allerlei redenen moeten gaan zoeken om de aftrek te kunnen behouden. Vermits niet opvallen de boodschap blijft, kunt u misschien proberen om bepaalde van die kosten anders te verwerken (boeken). Zo ontsnappen ze misschien aan het arendsoog van uw controleur. Dienstreizen naar verre oorden voor een KMO doen de wenkbrauwen van een controleur snel fronsen. Een groothandelaar in sigaren wou zijn kennis van zijn producten verruimen en ging op veertiendaagse studiereis naar Cuba, de bakermat van de sigarenhandel. De 3000 EUR die deze reis in totaal gekost had werd helemaal geboekt onder ‘dienstreizen’.
Niettegenstaande de echtheid van deze reis (hij ging bv. zonder zijn echtgenote) kon de handelaar niet aantonen dat hij beroepsmatig was en werden de kosten verworpen. Daarom! Splits de kosten op volgens hun aard: representatiekosten, reiskosten, verblijfkosten, opleiding, demomateriaal. Zo verdwijnt deze éne grote post uit uw resultatenrekening en volgt uw boekhouding meer gedetailleerd de realiteit. Bovendien vallen die kleine bedragen minder op. Bij het nakijken van bepaalde kostenrekeningen (bv. klein materiaal) “pikken” controleurs er vaak de grote bedragen uit. U bent wat gaan shoppen bij uw leverancier van kantoormateriaal.
Het totaalbedrag op de factuur is 1500 EUR, maar de individuele waarde per stuk (nietjesmachine, papierversnipperaar, schrijfmateriaal) is kleiner dan 125 EUR. Zo’n bedrag voor wat klein kantoormateriaal ? Vraag per aankoop bv. een aparte factuur of boek de bedragen van de afzonderlijke voorwerpen apart op de rekening klein kantoormateriaal. U vermijdt aldus grote bedragen op rekeningen waar men doorgaans kleine bedragen verwacht. Niet alleen grote bedragen trekken de aandacht maar ook sommige namen van leveranciers liggen nogal gevoelig. Dikwijls heeft dit te maken met de sector waarin ze werkzaam zijn en de link met de privé sfeer, niettegenstaande ze ook producten leveren voor ondernemingen. Bij het doorlopen van een bepaalde rekening springen leveranciers als Hifi Vandevens en Wooninrichting Beens in het oog. De leveranciersnaam in uw boekhouding houdt u in deze gevallen beter eenvoudig : Ghyssens Hifi kan opgenomen worden als Vandeven en Wooninrichting Beens als Beens.