Hier bedoelen we de werknemer mee die met zijn eigen wagen verplaatdingen doet ten voordele van zijn werkgever. Hij ontvangt hiervoor een vergoeding.

Deze vergoeding is in principe belastingsvrij, maar enkel, aldus de Administratie, wanneer het jaarlijks aantal afgelegde kilometers niet hoger ligt 24.000 km per jaar (ComIB 31/36).  De rechtspraak is echter weigerachtig wat deze 24.000 km-grens betreft (Antwerpen 2 april 2002, Gent 29 januari 2002).

Ook mag de vergoeding niet hoger zijn dan het tarief dat de Staat betaalt aan zijn ambtenaren die hun persoonlijke wagen gebruiken voor dienstverplaatsingen.
Het bedrag van de huidige kilometervergoeding (periode van 1 juli 2010 tot 30 juni 2011) bedraagt 0,3178 euro/kilometer (Omzendbrief nr. 604 van 14 juni 2010 – Koninklijk besluit van 18 januari 1965 houdende algemene regeling inzake reiskosten. Aanpassing van het bedrag van de kilometervergoeding (BS 17 juni 2010, 37847).

De Minister van Financiën heeft echter reeds vroeger bevestigd dat de (belastingvrije) kilometervergoeding hoger mag zijn dan de huidge 0,3178 EUR per kilometer zolang deze hogere vergoeding maar overeenstemt met de gemiddelde kostprijs per kilometer van het voertuig (Vraag nr. 954 van mevrouw De Schamphelaere dd. 08.12.2000 , Vr. en Antw., Senaat, 2000-2001, nr. 2-34, blz. 1677-1678 – Bull. nr. 820, pag. 2679).

Ook de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken (beter bekend als de Rulingcommissie) oordeelde in deze discussie het volgende : “indien evenwel een hogere kilometervergoeding wordt toegekend, kan deze ook worden aangemerkt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, voorzover die vergoeding overeenstemt met de gemiddelde kostprijs per kilometer” (Voorafgaande beslissing nr. 300.145 dd. 01.03.2004).

Noot : de werkgever of vennootschap die deze forfaitaire kilometervergoeding betaalt kan deze vanzelfsprekend in aftrek nemen.  Maar de vraag hierbij is voor welk percentage ?  Want autokosten kunnen fiscaal niet volledig in aftrek genomen worden.
Hier zal ook de CO²-uitstoot van belang zijn.  Wat maakt dat de werkgever de CO²-uitstoot moet kennen.  Zoniet valt hij terug op de minimale aftrek van 50%.  Niet onbelangrijk verschil dus !

De Administratie gaat ervan uit dat 70% van die vergoeding een terugbetaling is van kosten die vallen onder de CO²-beperking en 30% wordt geraamd voor het brandstofgedeelte, ongeacht de aard van de brandstof (ComIB 66/51).

Voorbeeld

Een werknemer heeft in 2010 in totaal 15.000 km afgelegd voor zijn werkgever met zijn eigen privé-wagen (diesel – CO²-uitstoot 160gr/km).   De werkgever vergoedt de werknemer hiervoor op de gekende (forfaitaire) wijze : 15.000 x 0,3178 = 4.767 EUR. 
Van deze vergoeding is het volgende bedrag aftrekbaar :

4.354,50 x 70 % = 3.336,90 EUR x 70% (omwille van CO²) = 2.335,83 EUR

4.354,50 x 30 % = 1.306,35 EUR x 75% (brandstof) = 979,76 EUR