Wanneer de werknemer (kan ook voor de bedrijfsleiders van belang zijn) kosten moet maken die in feite ten laste zijn van zijn werkgever dan spreekt men over ‘kosten eigen aan de werkgever’. De terugbetaling van deze kosten door de werkgever aan zijn werknemer, maken dan ook voor de werknemer geen deel uit van zijn bezoldiging. 

De terugbetaling kan op verschillende manieren gebeuren :
– voor hun werkelijk bedrag (aan de hand van bewijsstukken)
– forfaitair (aan de hand van ernstige normen)

U voelt het ongetwijfeld onmiddellijk aan. Kan dit geen creatieve manier zijn ter vervanging van de klassieke verloning ?  Niet zelden probeert men de loonkost te doen dalen.  De werkgever betaalt op de uitgekeerde bezoldiging immers de nodige patronale bijdragen.  De werknemer op zijn beurt wordt ook belast.  De werknemersbijdrage (sociale zekerheid) en de personenbelasting (en gemeentebelasting) gaan van het loon af. Moet het nog gezegd dat zowel de werkgever als de werknemer weinig enthousiasme kennen bij het verhogen van de bezoldiging. Daarom zou de gedachte kunnen ontstaan om de werknemer bepaalde kosten terug te betalen , kosten die eigen zijn aan de werkgever.

Maar zo eenvoudig is het natuurlijk niet. De werkgever moet, aldus de Administratie, aantonen dat de terugbetaling van de kosten heeft plaats gevonden tot het dekken van kosten aan de werknemer die eigen zijn aan hemzelf als werkgever. 

De rechtspraak echter is minder streng.  De terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever is in principe niet-belastbaar. Zodoende is het niet de belastingplichtige maar wel de Administratie die moet bewijzen dat de terugbetaling een bezoldigingen uitmaakt. Dit betekent concreet dat wanneer de Administratie erin lukt te bewijzen dat de aan een werknemer terugbetaalde kosten een vermomde bezoldiging uitmaakt, dan zijn de fiscale gevolgen niet te onderschatten (zie verder).

Opgelet wat de aftrekbaarheid betreft …
De terugbetaling van de kosten blijven voor de werkgever onderworpen aan de fiscale spelregels eigen aan de desbetreffende kost.  Denken we maar aan de beperkte aftrekbaarheid van de autokosten (in functie van de C02-uitstoot), de restaurantkosten (69%), representatiekosten (50%), …  Er bestaat hierop wel de volgende uitzondering. De forfaitaire vergoedingen (terugbetaling) van de zogenaamde maaltijdkosten gemaakt tijdens een dienstreis in België en de forfaitaire dagvergoedingen voor een  dienstreis in het buitenland,  is bij de werkgever volledig aftrekbaar.

Dit lezen we in de commentaar op het WIB (ComIB 53/143) :
        “ De beperking tot 50 % is daarentegen wel van toepassing op andere dan in 53/142 en 142.1, bedoelde restaurantkosten met betrekking tot maaltijden aangeboden aan personeelsleden of aan derden (zoals klanten, leveranciers en zakenrelaties).
        Dergelijke kosten zijn echter geheel als beroepskosten bij de onderneming aftrekbaar indien de volledige kostprijs ervan als voordeel van alle aard bij de verkrijger wordt belast. Om de volledige aftrek te verantwoorden is het dus geenszins voldoende dat de verkrijger of een derde zelf ten minste 44 F zou hebben bijgedragen of datzelfde bedrag als belastbaar voordeel zou hebben aangegeven. Dit laatste geldt immers uitsluitend als grondslag voor de raming van het belastbare voordeel dat voortvloeit uit de kosteloze verstrekking van sociale maaltijden aan personeelsleden (zie art. 18, § 3, 6 tot 8, KB/WIB 92).
        De beperking van de aftrek van restaurantkosten is ook niet van toepassing op de vergoedingen die ondernemingen toekennen als terugbetaling van verblijfkosten die zij normaliter zelf moeten dragen, die door hun personeelsleden zijn gemaakt ter gelegenheid van dienstreizen en die niet belastbaar zijn ingevolge art. 31, tweede lid, 1°, in fine, WIB 92. Het betreft immers de "terugbetaling van eigen kosten van de werkgever" (zie ook 31/36) (PV nr 101, 7.2.1989, Sen. de Clippele, Bull. 685, blz. 1591).
(…)”

Zoals reeds vermeld zijn de gevolgen i.g.v. fraude niet te onderschatten. Enerzijds zal de werknemer belast worden (de terugbetaalde kost is in feite een bezoldiging) en anderzijds bestaat het risico dat bij de werkgever de zogezegde kostenvergoeding belast zal worden als een geheim commissieloon (309% vennootschapsbelasting).  Deze sanctie is het gevolg omwille van het niet vermelden van het bedrag op de fiscale fiche (281.10 / 281.20).

In de praktijk wordt er daarom vaak een akkoord afgesloten met de Administratie. Neemt niet weg dat dit geen verplichting is, maar het biedt wel de nodige rechtszekerheid.

Akkoorden gesloten tussen de belastingadministratie en de belastingplichtige omtrent de kwalificatie van inkomsten als eigen kosten van de werkgever, zijn enkel bindend inzake inkomstenbelastingen en NIET inzake sociale bijdragen (zie Wet dd. 20.07.2005, BS 29.07.2005 en circulaire nr. Ci.RH.840/570.622 (AOIF 41/2005) dd. 14.11.2005). Op sociaal vlak ligt de bewijslast inzake "Eigen kosten van de werkgever" ondertussen wel bij de werkgever. De werkgever moet de realiteit van die kosten aantonen (zie art. 64 Programmawet dd. 23.12.2009).  De vraag is hoe de fiscus hiermee zal omgaan.

Ook moet de fiscale fiche correct ingevuld worden. In het bericht aan de werkgevers en aan de andere schuldenaars van aan de bedrijfsvoorheffing onderworpen inkomsten (fiche 281.10) lezen we :

Eigen kosten van de werkgever – Tussenkomst in de kosten

Indien de werkgever een vergoeding betaalt of toekent
– als erkende beschermde werkplaats aan tewerkgestelde gehandicapten
vermeld dan hier “Tewerkgestelde gehandicapte”
– als mobiliteitsvergoeding aan werknemers
vermeld dan hier “Mobiliteitsvergoedingen (totaal bedrag)”
verbonden aan de detachering in België van buitenlandse kaders en
vorsers vermeld dan hier “Detacheringsvergoedingen”
– als tussenkomst in de interesten van de hypothecaire leningen die de
verkrijger van de inkomsten heeft gesloten met een derde
vermeld dan hier “Tussenk./intr.”
– als tussenkomst in de kosten die voor hun juist bedrag worden terugbetaald
vermeld dan hier “JA – bewijsstukken”

– als tussenkomst in de kosten die zijn vastgesteld op basis van ernstige
en met elkaar overeenstemmende normen
vermeld dan hier “JA – ernstige normen”