Veel zal afhangen van de feitelijke omstandigheden, de bewijslast ligt bij u. Als u op reis gaat naar Minsk of Birmingham, zal de controleur minder gedreven uw kosten uitspitten dan wanneer u naar Kaapstad gaat of de Seychellen.Wees redelijk en kom met een samenhangend verhaal. Wat kan een verzekeringsmakelaar beroepsmatig gaan uitspoken op de Malediven ? Laat ons eerlijk zijn. Maar in Birmingham bent u misschien de contacten gaan activeren met de Royal UK Insurance Company.  

Tien tips om van uw zakenreis een fiscaal succes te maken

Tip 1: Een samenhangend verhaal. Eerst moet u een verhaal hebben waarom u op zakenreis bent gegaan. Heeft u een wijnwinkel dan is het niet abnormaal dat u naar de Chianti-streek afreist. Als antiquair zal u regelmatig in het Verenigd Koninkrijk verblijven. 

Tip 2 : Verzamel al uw kostennota’s. Verzamel mooi in een kaftje al uw onkostennota’s voorzien van een woordje uitleg. Bijvoorbeeld uw vliegtuigtickets, betalingsbewijs van de taxi, restaurantkosten … 

Tip 3 : Betaal zoveel mogelijk met betaalkaarten. Probeer zoveel mogelijk met Visa bv. te betalen, dit is een sluitend bewijs dat u op dat uur en die datum daar bent geweest. Het is ook een sluitend bewijs van hoeveel u juist waar uitgaf. Vergis u niet en gebruik niet uw privé creditcard, laat deze privé kaart gewoon thuis. U gaat op zakenreis weet u nog. 

Tip 4 : Verzamel bewijzen van het beroepsmatig karakter van uw reis. U heeft naamkaartjes bij van uw contacten, folders van residentieel vastgoed als u makelaar bent, catalogi van Toscaanse wijnhandelaars als u in België wijn verkoopt, faxen die u vanuit België verstuurde of emails om bepaalde afspraken vast te leggen. Maak hier een mooi mapje van voor de controleur. Een creatieve belastingplichtige trekt hier wel zijn plan mee … 

Tip 5 : Speel open kaart … Neemt u uw partner mee dan is hierdoor uw reis niet minder beroepsmatig. Ja, hij is er altijd bij (je weet wel controle ..). Of u heeft graag een klankbord. Neen, speel gewoon open kaart. Ja, inderdaad ik ben voor de zaak op reis geweest maar mijn partner is mee geweest. Het nuttige aan het aangename koppelen. En dan verwerp je zelf al (in overleg met je boekhouder) een deel van de kosten. Dit wil zeggen als je bv. 100 kosten maakte, je er zelf al 50 uit laat (“in verworpen uitgaven opneemt”) en nog bv. een extra 10 omdat het voor u ook een stukje privé was. Op deze manier ben je bijna zeker dat er bv. 40 als kost worden aanvaard. Een “fiscaal gulzige”die 100 inbrengt, zou wel eens van een kale reis kunnen terug komen. Mogelijk aanvaardt de controleur die 100 niet, en als je dan achteraf moet beginnen terugkrabbelen … met de verklaring dat er inderdaad wat privé bij was, dan trekt men veelal aan het kortste eind. Wees redelijk. Bent u kaderlid maar toch mede – zaakvoerder in de vennootschap, dan hoef je geen kosten voor uw deel te verwerpen. Zelfs als u in de praktijk nooit iets voor de zaak doet. 

Tip 6. Geschenken … 100 % aftrekbaar. Koopt u in België een relatiegeschenk voor een goede klant, dan is de uitgave slechts voor 100 % aftrekbaar. Maar neemt u wat mooie relatiegeschenken voor uw buitenlandse contacten mee (u kan er toch niet met lege handen aankomen), dan zijn deze voor de volle 100 % aftrekbaar. Hier kan een creatieve belastingplichtige wel weg mee … Wees ook hier redelijk. Het geschenk moet van die aard zijn dat u het kon meenemen en dat het het karakter had van een relatiegeschenk. Iemand die je voor het eerst ontmoet daar koop je geen kleedje voor van An De Meulemeester. Maar misschien wel een mooi kunstboek. 

Tip 7. Nog een erg leuke. Voor een hoop kleine kosten op uw zakenreis, heeft u niet altijd onmiddellijk een bewijsstuk. We denken aan bv. kleine snacks, soms taxikosten, boeken of kranten die u ter plaatse kocht … U mag voor deze kosten ook werken met een forfait. U mag hiervoor de forfaitaire vergoedingen gebruiken die de ambtenaren van het Ministerie van Buitenlandse Zaken ontvangen. Deze bedragen variëren van land tot land (bv. 40 EUR/dag).  U vindt deze bedragen per land (soms zelfs per stad), u neemt de eerste tabel. Naast dit forfait mag u dus nog uw hotel-, verblijf- en restaurantkosten enz. inbrengen. Het is een leuk extraatjes voor de kleine kosten, u past het dus gewoon toe naast uw andere kosten. 

Tip 8. Voor de seminaristen. Gaat u niet echt op zakenreis maar naar een buitenlands seminarie. Hoe zit het dan? Bewaar dan vooral uw inschrijvingsformulieren, zorg dat u documentatie bij hebt (cursussen), de inhoud van het seminarie sluit dan best aan bij uw beroepsactiviteit.  

Tip 9. Discretie is ook een methode. Zelfs als uw zakenreis beroepsmatig is, blijft het sommige belastingcontroleurs toch de ogen uitsteken. Verwacht u problemen omdat u nu eenmaal een lastige controleur heeft, dan kan u het ook anders aanpakken Bepaalde kosten van deze zakenreis kunt u dan ook discreet verwerken. Het is een beetje zoals in het leger – niet opvallen is de boodschap. U kunt die ene grote kostenpost van de buitenlandse reis ook wat uitsmeren. Uw buitenlandse restaurantkosten, zet u onder restaurantkosten, verder zet u wat kosten onder representatiekosten, verblijfkosten, opleiding, reiskosten … Kleine bedragen vallen minder op.    

Bekijk ook deze artikels uit de categorie Internationale fiscaliteit Tip.