Het begrip ‘kosten eigen aan de werkgever’ vindt zijn oorsprong in een van de essentiële verplichtingen van de werkgever, namelijk de verplichting om aan de werknemer de voor de uitvoering van het werk nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen. Deze verplichting wordt verwoord in artikel 20, 1° van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978. Uit de formulering van deze verplichting leidt men af dat de kosten die gemaakt moeten worden voor de terbeschikkingstelling van deze materialen en hulpmiddelen, in principe bij de werkgever berusten. Hij heeft immers de verplichting om de werknemer te doen arbeiden op de wijze, tijd en plaats zoals overeengekomen.

Het gevolg hiervan is dat kosten die een werknemer voor rekening van werkgever maakt, zoals transportkosten, kosten van logies en maaltijden ten laste van de werkgever, moeten worden terugbetaald door de werkgever

De vraag die zich in de praktijk dan meestal stelt, is hoe de ten laste neming van deze kosten door de werkgever fiscaalrechtelijk en op het vlak van de sociale zekerheid dient te worden behandeld.

In principe niet belastbaar

Alle inkomsten die de werknemer verwerft uit arbeid in dienst van een werkgever (rechtstreeks of onrechtstreeks) vormen in principe een belastbare bezoldiging.

De grote uitzondering hierop zijn de vergoedingen betaald door de werkgever aan de werknemer ‘tot terugbetaling van werkelijke uitgaven die aan de werkgever eigen zijn’.

Dit is niet meer dan normaal : ten slotte gaat het eigenlijk niet om een inkomen, maar wel om een terugbetaling van voorgeschoten kosten.

Dit principe is expliciet verwoord in de wetgeving (artikel 31, eerste lid, 1° WIB 92 voor loon- en weddetrekkenden en artikel 32, tweede lid, 1° WIB 92 voor bedrijfsleiders) : voor kosten eigen aan de werkgever bestaat voor de belastingplichtige een wettelijk vermoeden van onbelastbaarheid van de ontvangen bedragen.

Dit betekent dat de werknemer in eerste instantie het gebruik van de sommen tegenover de fiscus niet moet wettigen.

De fiscus moet bewijzen dat het om verdoken bezoldigingen gaat.
Wel vermelden op fiche

De betaalde vergoedingen zijn geen belastbare bezoldigingen, maar moeten wel worden vermeld op de individuele fiches 281.10 en 281.20 van de betrokken werknemers of bedrijfsleiders en op de samenvattende opgaven (art. 57, 3 WIB 92).
Forfaits

In de praktijk stelt zich de vraag of er mag worden gewerkt met forfaits. Met andere woorden, mag de werkgever een forfaitair bedrag, bijvoorbeeld maandelijks, toekennen aan de werknemer als een vergoeding voor kosten eigen aan de werkgever.
De vraag komt veelvuldig aan bod omdat veel werkgevers op deze manier een extra kunnen toestoppen aan hun werknemers, op een fiscaal vriendelijke manier.

Forfaits van de fiscus

Het goede nieuws is dat de fiscus zelf een aantal forfaits in het leven heeft geroepen die de werkgever kan toekennen aan zijn werknemer of bedrijfsleider, zonder dat die daarop wordt belast. Een bekend voorbeeld is de terugbetaling van verblijfkosten tijdens dienstreizen in België. Als een werknemer of bedrijfsleider buiten de onderneming voor haar rekening prestaties levert waarvan de totale duur meer dan vijf uur per dag bedraagt, mag de onderneming een forfaitaire dagvergoeding betalen.

Een ander voorbeeld is de kilometervergoeding die mag worden uitbetaald wanneer een werknemer of bedrijfsleider zijn eigen wagen gebruikt voor beroepsmatige verplaatsingen. Wanneer deze kilometervergoeding forfaitair wordt uitbetaald dan kan deze belastingvrij worden uitgekeerd wanneer het kilometertarief niet meer bedraagt dan het kilometertarief dat de Staat aan haar eigen ambtenaren uitbetaalt ( momenteel 0,3026 EUR per kilometer).

Forfaits voor kleine kosten

Naast voormelde forfaits die uitgaan van de fiscus zelf, kan een werknemer andere kleine kosten hebben die kunnen doorgaan als kosten eigen aan de werkgever. Bijvoorbeeld, personeelsleden werken vaak thuis. Dan verbruiken zij elektriciteit en verwarming. De werkruimte vraagt enig onderhoud. Zij moeten een bureau inrichten en hebben wat kantoormateriaal nodig. Zij kunnen voor het werk de eigen telefoon en de internetaansluiting gebruiken. Ter dekking van al deze kosten kan de werkgever maandelijks forfaitair een bedrag toekennen, zodat de werknemer de kosten terugbetaald krijgt.

Ook bij het gebruik van een firmawagen moet de werknemer soms nog kleine kosten betalen: zelf betaalde wasbeurten, kleine parkeerkosten en het ter beschikking stellen van een garage of carport thuis om de auto netjes te stallen. Het kan ook gaan om een vergoeding voor het aankopen van vakliteratuur. Soms wil de werkgever zelfs tussenbeide komen in de kledij die het personeelslid moet kopen om te werken en klanten te bezoeken.

De administratie zal niet tevreden zijn met de loutere vaststelling dat een kost gebeurt voor rekening van de werkgever om te besluiten dat die kost eigen is aan de werkgever en dus belastingvrij zou zijn. Van een belastingvrije vergoeding kan enkel sprake zijn wanneer deze vergoeding ook effectief werd aangewend voor dergelijke kosten.

Maar hoe zit het dan met de bewijslast, want er wordt nu net met forfaits gewerkt omdat het niet altijd gemakkelijk is om bewijsstukken te verzamelen voor dergelijke kosten.

Tegenbewijs door de fiscus

De fiscus kan het tegenbewijs leveren dat het om verdoken bezoldigingen gaat, door te wijzen op het onredelijke of niet verantwoorde karakter van deze vergoedingen, rekening houdend met de feitelijke gegevens die uit het dossier blijken. Hoewel de bewijslast niet bij de werknemer ligt, moet de werknemer het aannemelijk maken dat bepaalde kosten waarvoor die vergoedingen worden uitbetaald, werkelijk bestaan.
Zorg voor onderbouw

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn kan men forfaitair ramen, maar het forfait zal, zoals gezegd, moeten kunnen verantwoord worden. Een forfaitaire vergoeding is niet verboden, zij moet echter in redelijke verhouding staan tot de grootte van de reële kosten.

De fiscale administratie is gerechtigd aan de werkgever het bewijs of de onderbouw te vragen van de toegekende kostenvergoeding.

Dus indien door de werkgever een forfaitaire kostenvergoeding bepaald wordt, is het belangrijk dat een onderbouw voor dergelijke vergoeding voorhanden is.

Leg een dossier aan, en ga te werk als volgt.

Eerst en vooral kan best de werknemerspopulatie worden opgedeeld (vb. 60% bedienden, 20% gewone kaderleden, 15% hogere kaderleden en 5% directie). Voor elke categorie kan dan een aan de feiten aangepaste forfaitaire onkostenvergoeding worden uitgewerkt. Dat maakt al onmiddellijk een goede indruk.

Vervolgens maakt u per categorie een lijst van de kosten waarvan u meent dat ze voor die categorie van werknemers in aanmerking komen .

Op elk van deze kosten kleeft u een bedrag, dat u vaststelt op basis van een steekproef. U vraagt aan een betrokken werknemer gedurende twee of drie maanden verantwoordingsstukken van zijn kosten bij de houden, en op basis daarvan vult u de kostenstaat in. Deze laatste kan dan als basis dienen voor de bepaling van de hoogte van de kostenvergoeding.

Sanctie wanneer niet onderbouwd

Indien het bewijs niet kan worden geleverd, of indien de onderbouw als niet voldoende wordt beschouwd, is de fiscus gemachtigd vooreerst het toegekende bedrag te belasten als een bezoldiging in hoofde van de werknemer en bovendien aan de werkgever een aanslag ‘geheime commissielonen’ op te leggen. Immers in dergelijke situatie is de toegekende kostenvergoeding niet correct opgenomen op de loonfiche. Het tarief van dergelijke aanslag bedraagt 309%.

Vermijd dubbel gebruik

Waar uw controleur een hekel aan heeft, is dubbel gebruik van de forfaitaire terugbetalingen met onkostennota’s  voor reële kosten ten aanzien van de vennootschap, of met bewezen kosten in de personenbelasting.

Dat laatste is trouwens de reden waarom de forfaitaire kostenaftrek voor bedrijfsleiders is teruggebracht van 5 naar 3 %. De overheid gaat er immers van uit dat deze kostenaftrek dubbel gebruik uitmaakt met forfaitaire onkostenvergoedingen die doorgaans worden toegekend aan bedrijfsleiders.
Voorafgaand akkoord of ruling

Om werkgever en werknemer zekerheid te geven, kan de werkgever zijn intentie tot het toekennen van een forfaitaire onkostenvergoedingen ter goedkeuring voorleggen aan de administratie. De fiscus onderzoekt dit dan en geeft eventueel een formeel akkoord. Dergelijk akkoord kan worden gevraagd bij de lokale controlediensten (zie hierna) of bij de rulingdienst te Brussel.

De bevoegde lokale diensten voor een akkoord met betrekking tot vergoedingen aan bedrijfsleiders en/of aan personeelsleden over ‘terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever’ zijn :

– de directeur van de gewestelijke directie van de administratie der directe belastingen voor vennootschappen met tenminste 100 werknemers;
– de eerst aanwezend inspecteur van de inspectie A voor vennootschappen met minder dan 100 werknemers.

In Brussel is de bevoegde dienst de Dienst Voorafgaande Beslissingen (vb. ruling nr. 600.210 van  03.10.2006).

Er zijn niet echt richtlijnen wat bij wie moet worden voorgelegd.

Deze diensten leveren akkoorden af waarbij bepaalde bedragen (niet gespecifieerd) die forfaitair worden terugbetaald door de werkgever voor bureaukosten thuis, telecom- en multimediakosten, ‘secundaire autokosten’ (car wash, parkeren…), maaltijd- en representatiekosten, worden aangemerkt als kosten eigen aan de werkgever.

De klassieke voorwaarden zijn dat de vergoedingen functie- en niet persoonsgebonden zijn, dat het gaat om niet indexeerbare bedragen, dat er geen overlapping met bewezen kosten mag zijn, …..

Een klassieker in dergelijke rulings is ook de formulering dat vergoedingen voor maaltijdkosten niet mogen worden gecombineerd met maaltijdcheques.

De RSZ is niet gebonden door beslissingen of rulings inzake inkomstenbelastingen

De akkoorden inzake kosten eigen aan de werkgever afgesloten vanaf 01.08.2005 zijn enkel bindend inzake inkomstenbelastingen (art. 111 Wet 20.07.2005 houdende diverse bepalingen, B.S. 29.07.2005 — Ed. 3).

De bedoeling van deze bepaling is er voor te zorgen dat de RSZ niet gebonden is door de inzake inkomstenbelastingen afgesloten akkoorden of getroffen beslissingen betreffende de eigen kosten van de werkgever of de kwalificatie van de inkomsten.

Het begrip ‘beslissing’ dat in deze bepaling wordt gebruikt heeft een zeer brede draagwijdte. Het kan inzonderheid gaan om een beslissing die is getroffen door de dienst voor voorafgaande beslissingen of het kan ook een beslissing betreffen die door de aanslagambtenaar is getroffen in het laatste stadium van de taxatie nadat de belastingplichtige de redenen heeft laten kennen waarom hij na een bericht van wijziging van de aangifte niet akkoord kan gaan. Het kan zelfs gaan om een beslissing die is weergegeven in een administratieve circulaire omtrent de kwalificatie van de inkomsten (circulaire 14.11.2005).

Algemene principes inzake sociale zekerheid

Ook wat betreft de sociale zekerheid geldt een vrijstelling van bijdragen voor bedragen die gelden als terugbetaling van kosten die ten laste vallen van de werkgever. Een duidelijke definitie van het begrip ‘kosten eigen aan de werkgever’ ontbreekt evenwel in het sociale zekerheidsrecht.

Opdat de bedragen die gelden als terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever uit het loonbegrip (en dus uit de onderwerping aan sociale bijdragen) gesloten zouden worden is vereist dat het gaat om werkelijke kosten die inherent zijn of het gevolg zijn van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst en dat zij ten laste vallen van de werkgever. Om te weten welke kosten ten laste van de werkgever zijn, bestaat geen vast criterium. Men zal dus dienen te kijken naar de arbeidsrelatie tussen beide partijen en naar de daaruit voortvloeiende verplichtingen.

Gelden Onttrekken Aan De Vennootschap – Editie 2017

15 praktische mogelijkheden om gelden te onttrekken aan de vennootschap begrijpelijk uitgelegd in dit boek van 78 pagina’s.

Gratis Inkijkexemplaar